מלכ״רים, עמותות וחברות לתועלת הציבור

מלכ״רים ועמותות פועלים בסביבה רגולטורית ייחודית ותובענית. בניגוד לעסק, שנמדד ברווח, מוסד ללא כוונת רווח נמדד בראש ובראשונה בשקיפות, בניהול תקין ובנאמנות למטרותיו. הכסף שמגיע מתורמים, מרשויות ומהציבור מחייב רמת בקרה גבוהה — וכל כשל, גם טכני, עלול לפגוע בהמשך הפעילות.

מחלקת המלכ״רים של המשרד מלווה עמותות רשומות, חברות לתועלת הציבור (חל״צ), מוסדות חינוך, ארגוני רווחה, גמ״חים וקרנות — משלב ההקמה, דרך אישור ניהול תקין ראשון, ועד ליווי שוטף של ארגונים עם תקציבים של עשרות מיליוני שקלים.

אישור ניהול תקין — הנשמה של העמותה

אישור ניהול תקין הוא המסמך שמאפשר לעמותה לקבל תמיכות ממשרדי ממשלה ומרשויות מקומיות, להשתתף במכרזים ולגייס תרומות מגופים מוסדיים. בלעדיו, רוב מקורות המימון נסגרים.

כדי לקבל את האישור, על העמותה להגיש לרשם העמותות מדי שנה מערכת מסמכים מלאה:

• דוחות כספיים מבוקרים על ידי רואה חשבון
• דוח מילולי המתאר את הפעילות בשנה החולפת
• פרוטוקולים של האסיפה הכללית ושל ועד העמותה
• רשימת חברי ועד, חברי ועדת ביקורת וחברי אסיפה כללית
• הצהרות על היעדר ניגוד עניינים וקרבה משפחתית בין נושאי משרה
• פירוט חמשת מקבלי השכר הגבוה בעמותה

מניסיוננו, רוב הבקשות שנדחות או מתעכבות אינן נדחות בשל בעיה מהותית אלא בשל חוסרים טכניים: פרוטוקול שלא נחתם, ועדת ביקורת שלא התכנסה, דוח מילולי שאינו תואם את הדוח הכספי, או שינוי בהרכב הוועד שלא דווח. הליווי שלנו מתמקד בדיוק בנקודות האלה.

שלבי החיים של עמותה — ומה נדרש בכל אחד

הקמה ושנתיים ראשונות

עמותה חדשה אינה זכאית לאישור ניהול תקין באופן מיידי. בשנתיים הראשונות היא נדרשת להוכיח פעילות ממשית ודיווח מסודר. זו התקופה הקריטית ביותר: הרגלי עבודה שנקבעים בה מלווים את העמותה שנים. אנחנו בונים בשלב זה את מבנה הכרטיסים החשבונאי, את נהלי הכספים ואת אופן ההפרדה בין תרומות מיועדות לכלליות.

פעילות שוטפת

הנהלת חשבונות ייעודית למלכ״ר, שמבחינה בין מקורות המימון השונים ומאפשרת דיווח נפרד לכל גורם תומך; ניהול שכר לעובדים ולמתנדבים; דיווחים תקופתיים; והכנת דוחות ביצוע לתמיכות.

ביקורת עומק

רשם העמותות מבצע מעת לעת ביקורות עומק — בדיקה מקיפה של ההתנהלות הכספית והארגונית. הביקורת בוחנת בין היתר את סבירות השכר, את קיומם של נהלי רכש, את אופן קבלת ההחלטות, את ניהול נכסי העמותה ואת הזיקה בין ההוצאות למטרות הרשומות. ליווי מקצועי בביקורת כזו הוא הכרחי.

סעיף 46 — הכרה לצורך זיכוי במס לתורם

אישור לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה מאפשר לתורמים לקבל זיכוי במס בגין תרומתם, והוא כלי גיוס משמעותי מאוד. הבקשה מוגשת לרשות המסים ונדונה גם בוועדת הכספים של הכנסת.

התנאים העיקריים כוללים פעילות למטרה ציבורית מוכרת, ותק פעילות, היקף מחזור מינימלי, ניהול תקין וקיום דוחות מבוקרים. התהליך אורך זמן ודורש הכנה מדוקדקת — אנחנו מלווים אותו מהגשת הבקשה ועד קבלת האישור וחידושו התקופתי.

נהלים פנימיים שכל עמותה צריכה

עמותה ללא נהלים כתובים מסתמכת על זיכרון ועל אמון — ושניהם נשחקים עם הזמן ועם החלפת אנשים. אנחנו בונים ללקוחותינו מערכת נהלים בסיסית שכוללת:

1. נוהל כספים — מי מורשה חתימה, באילו סכומים, וכמה חתימות נדרשות
2. נוהל רכש — מתי נדרשות שלוש הצעות מחיר, מי מאשר, ואיך מתועד
3. נוהל קופה קטנה — תקרות, תיעוד וסבב אישורים
4. נוהל תרומות — קבלת תרומות, הנפקת קבלות, טיפול בתרומות מיועדות
5. נוהל ניגוד עניינים — הצהרות תקופתיות והימנעות מהצבעה
6. נוהל שכר — קביעת שכר נושאי משרה ואישורו על ידי הגורם המוסמך

תרומות מיועדות מול תרומות כלליות

זו אחת הסוגיות שבהן נכשלים ארגונים רבים. כאשר תורם מייעד את תרומתו למטרה מסוימת, הכסף אינו של העמותה לכל דבר — הוא נאמנות למטרה שהוגדרה. שימוש בכספים כאלה למימון פעילות אחרת, גם אם היא ראויה, הוא הפרה חמורה.

לכן אנחנו בונים מבנה חשבונאי שמנהל בנפרד את מקורות המימון, ומאפשר בכל רגע לדעת כמה כסף מיועד קיים, לאיזו מטרה, ומה נוצל ממנו.

מלכ״ר ומע״מ

מלכ״ר אינו מקזז מס תשומות, אך הוא כן חייב במס שכר בשיעור הקבוע בחוק על השכר ששילם. סיווג הישות כמלכ״ר, כעוסק או כמוסד כספי נקבע לפי אופי הפעילות ולא לפי הרישום ברשם — וסיווג שגוי עלול ליצור חבות רטרואקטיבית משמעותית. כאשר לעמותה יש פעילות עסקית לצד הפעילות הציבורית, נדרשת בחינה זהירה של הצורך ברישום כפול.

מה מייחד את הליווי שלנו

• מחלקה ייעודית שמכירה את דרישות רשם העמותות ואת השפה שבה הוא עובד
• לוח מועדים לכל לקוח, עם התראות מראש לפני מועדי ההגשה
• ליווי הוועד וועדת הביקורת — כולל הסבר על אחריותם האישית של נושאי משרה
• הכנה לביקורות במקום תגובה אליהן